L’Agenzia delle Entrate, con la risposta n. 142/E del 24 giugno 2024, risponde ad un quesito in merito alla dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro, in prevalenza per servizi di trasporto tramite taxi, saldati utilizzando, di regola, la carta di credito aziendale.

Questo, in estrema sintesi, il parere fornito dall’Agenzia delle Entrate:

• quando si parla di documenti informatici qualsiasi considerazione non può prescindere dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (c.d. “Codice dell’Amministrazione Digitale” o “CAD”) e dai relativi decreti attuativi;
• qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale ­ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari­ come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del D.P.R. n. 917/1986, deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità. Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti e che la procedura sia interamente de materializzata;
• restano fermi tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità, e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati);
• ove sia richiesta la fattura occorre ricordare che, dal 1° gennaio 2024, è obbligatorio che la stessa sia emessa elettronicamente tramite il “Sistema di Interscambio” (SdI). Tuttavia, «Le fatture elettroniche emesse nei confronti dei consumatori finali sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici dell’Agenzia delle entrate; una copia della fattura elettronica ovvero in formato analogico sarà messa a disposizione direttamente da chi emette la fattura. È comunque facoltà dei consumatori rinunciare alla copia elettronica o in formato analogico della fattura.». Laddove, invece, il committente non si premuri di chiedere la fattura, in assenza di un altro documento fiscale che giustifichi la prestazione di servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non sembra sufficiente ad indentificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, tenuto conto della genericità dei dati ivi indicati. È necessario, dunque, che la stessa sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo);
• in merito all’efficacia probatoria delle copie per immagine di documenti analogici, si rammenta che l’articolo 22 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (c.d. “CAD”) stabilisce che, «1­bis. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia”.