Indice
- Principi generali
1.1 Destinatari
1.2 Impegni delle società aderenti all’A.F.O.R.P.
1.3 Organismo di controllo e vigilanza attuato dalle società A.F.O.R.P. aderenti
1.4 Efficacia del codice e conseguenze delle sue violazioni
2. Principi etici - Rapporti con i terzi
3.1 Rapporti con i clienti
3.2 Rapporti con la Pubblica Amministrazione
3.3 Congressi e riunioni scientifiche
3.4 Rapporti con gli organi di informazione
3.5 Iniziative no profit - Corporate Governance e controlli interni
4.1 Corporate Governance
4.2 Controlli interni
4.3 Regali, omaggi e benefici
5. Politiche del personale e ambiente di lavoro
5.1 Risorse Umane
5.2 Tutela della sicurezza e dell’ambiente
6. Informazioni riservate e tutela dati personali
6.1 Informazioni riservate e tutela dati personali
Premessa
L’A.F.O.R.P. nell’esercizio della propria attività Statutaria no profit ricerca l’eccellenza nel tutelare i propri iscritti adottando tutte le iniziative di qualsiasi natura idonee a risolvere i problemi di natura economica fiscale, legale, sindacale, per mirare a qualificare sempre più il ruolo degli associati. In tal senso il comportamento delle società aderenti all’A.F.O.R.P. deve essere sempre ispirato alla piena consapevolezza della propria responsabilità in ogni aspetto dell’attività industriale,dalla sperimentazione alla produzione e distribuzione, nel rispetto delle norme a tutela della concorrenza e del mercato. Al fine di definire con chiarezza e trasparenza l’insieme dei valori ai quali A.F.O.R.P. si ispira per raggiungere i propri obbiettivi, è stato pertanto predisposto il Codice Etico (per brevità il “Codice”) la cui osservanza è di primaria importanza e imprescindibile per il corretto funzionamento, l’affidabilità, la reputazione e l’immagine della Società nonché la soddisfazione del cliente, fattori tutti che costituiscono i fondamenti per il successo e lo sviluppo attuale e futuro. Le attività devono essere quindi svolte nel rispetto di tutte le disposizioni di legge e dei principi di onestà, affidabilità, imparzialità, lealtà, trasparenza, correttezza e buona fede. Ai fini del raggiungimento dei suddetti fini tutti i dipendenti delle società aderenti all’A.F.O.R.P. sono tenuti al rispetto delle regole aziendali e delle norme stabilite nel presente codice. Ciascun dipendente e i Collaboratori dei soci A.F.O.R.P. sono tenuti a conoscere il codice e a contribuire attivamente alla sua osservanza. A tal fine l’A.F.O.R.P., per quanto di sua competenza, si impegna a garantirne la massima diffusione. Ogni comportamento contrario alla lettera e allo spirito del Codice sarà perseguito e sanzionato in quanto contrario ai principi dell’A.F.O.R.P., in particolare, per quanto riguarda i dipendenti, secondo quanto stabilito dalle disposizioni di legge in materia contrattuale. Le società A.F.O.R.P. vigileranno per mezzo dell’Organismo di controllo e vigilanza sull’osservanza delle norme contenute nel codice (oltre che su tutte le materie individuate dal D. lgs. 231/01), assicurando altresì la trasparenza delle operazioni e delle azioni.
Principi generali
1.1 Destinatari
Le norme del codice si applicano a tutto il personale dipendente delle società aderenti all’A.F.O.R.P. e, nella misura in cui si possano riferire al tipo di attività svolta, anche ai Collaboratori in relazioni d’affari e tutti coloro che intrattengono rapporti commerciali secondo una logica di cooperazione in vista di un reciproco vantaggio e nel rispetto del ruolo di ciascuno. Ciascun dipendente così come tutti i collaboratori dovranno svolgere con onestà professionale le proprie funzioni e operare nel rispetto della legalità. I criteri di correttezza, lealtà e reciproco rispetto dovranno improntare i rapporti tra i dipendenti, di qualsiasi livello, e tra questi ed i terzi estranei alla Società.
1.2 Impegni delle società aderenti all’A.F.O.R.P.
Attraverso la designazione dell’Organismo di controllo e vigilanza, ogni singola società A.F.O.R.P. assicura: – la massima diffusione del codice presso i dipendenti ed i collaboratori; – il continuo aggiornamento del codice al verificarsi di circostanze che ne rendano suggeribile l’adeguamento in seguito all’evoluzione delle attività del socio A.F.O.R.P. o a necessità organizzative; – lo svolgimento di verifiche nel caso di violazioni del codice.
1.3 L ‘Organismo di controllo e vigilanza
Le società aderenti all’A.F.O.R.P. istituiscono al loro interno la funzione dell’Organismo di Controllo con i compiti oltre quelli specificamente individuati dal D. l.gs. 231/01, di:
– vigilare sull’ osservanza del Codice, esaminando le notizie di possibili violazioni del medesimo, promuovendo le verifiche più opportune e proponendo, se necessario, l’adozione di provvedimenti sanzionatori;
– vigilanza sull’effettività del Codice e disamina dell’adeguatezza e osservanza dello stesso;
– divulgare e verificare la conoscenza del Codice;
– predisporre l’emanazione di procedure operative intese a ridurre il rischio di violazione del Codice, promuovendo nella misura opportuna il costante aggiornamento del medesimo.
1.4 Efficacia del codice e conseguenze delle sue violazioni
L’osservanza delle norme contenute nel codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali previste per i dipendenti delle società aderenti all’A.F.O.R.P. , ai sensi dell’ articolo 2104 del Codice Civile, nonché per i Collaboratori della Società. In particolare per quanto riguarda il rapporto con i Collaboratori ogni comportamento contrario alla lettera e allo spirito del Codice sarà considerato un grave inadempimento legittimando la società aderente all’A.F.O.R.P. a risolvere il contratto in essere. Per i lavoratori dipendenti la violazione del Codice costituirà inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro e/o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro.
Principi etici
La competitività e la concorrenzialità di ogni singola società aderente all’A.F.O.R.P. sono strettamente correlate all’efficienza degli uomini e dei mezzi che, tra loro integrati, risultino idonei a raggiungere con efficacia gli obiettivi della società. Obiettivo primario di coloro che dirigono la società è quello di proporre e realizzare progetti, azioni ed investimenti finalizzati a preservare ed accrescere il patrimonio aziendale senza sacrificare la specificità di ogni singolo apporto. Le società aderenti all’A.F.O.R.P. per il raggiungimento dei propri obiettivi si ispirano ai seguenti principi (di seguito per brevità i “Principi”);
-osservanza delle più rigorose regole comportamentali nei rapporti con la pubblica amministrazione nel pieno rispetto delle funzioni istituzionali;
-onestà, trasparenza ed affidabilità;
-eguaglianza ed imparzialità nel trattamento dei clienti, dipendenti e collaboratori non subordinati;
– lealtà, correttezza e buona fede;
– rispetto dei propri dipendenti e collaboratori non subordinati, e delle persone in generale;
– tutela dell ‘ambiente e sicurezza, con riferimento anche a quella sul luogo di lavoro.
Ciascun dipendente e collaboratore è tenuto ad osservare i principi. Ogni singola società A.F.O.R.P. non inizierà o proseguirà alcun rapporto con chi manifesti di non voler rispettare i Principi. I dipendenti e i collaboratori devono evitare tutte quelle attività che siano o che comunque appaiano in conflitto di interessi dell’associato A.F.O.R.P., tra le quali, a mero titolo esemplificativo:
– la strumentalizzazione della propria posizione funzionale per la realizzazione di interessi contrastanti con quelli dell’azienda;
– l’utilizzazione di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative a vantaggio proprio o di terzi e comunque in contrasto con gli interessi dell’ azienda;
– lo svolgimento di attività lavorative di qualunque genere (prestazioni d’opera e prestazioni intellettuali) presso clienti, fornitori, concorrenti e/o presso terzi in contrasto con gli interessi dell’azienda.
Rapporti con i terzi
3.1 Rapporti con i clienti
In virtù di tutte le norme poste a tutela della concorrenza e del mercato, ogni società associata all’A.F.O.R.P. farà obbligo ai propri dipendenti di:
– attenersi alle disposizioni del Codice;
– osservare scrupolosamente le procedure interne relative alla gestione dei rapporti con i clienti;
– adottare nella selezione dei clienti in possesso dei requisiti richiesti, criteri di valutazione oggettivi e trasparenti;
– fornire accurate, veritiere ed esaurienti informazioni circa prodotti e servizi delle società aderenti all’A.F.O.R.P., affinché il cliente possa assumere decisioni consapevoli;
– fornire prodotti e servizi di alta qualità che soddisfino le ragionevoli aspettative del cliente e ne tutelino la sicurezza e l’incolumità;
– attenersi a verità nelle comunicazioni pubblicitarie, commerciali o di qualsiasi altro genere.
Nei rapporti di appalto, vendita ovvero di approvvigionamento e, in genere, di fornitura di beni e servizi (ad esempio i contratti di assistenza tecnica) le società aderenti all’A.F.O.R.P. fanno obbligo ai propri dipendenti ed ai collaboratori di attenersi ai principi del presente codice, nonché alle procedure loro interne, utilizzando la forma scritta (quali ad esempio i modelli certificati ISO 9000). In ogni caso la selezione deve essere effettuata nell’osservanza dei requisiti di qualità, prezzo, convenienza, capacità ed efficienza.
3.2 Rapporti con la Pubblica Amministrazione e/o relativi a rapporti di carattere pubblicistico.
Le relazioni delle società A.F.O.R.P. con la pubblica amministrazione, o in ogni caso relative a rapporti di carattere pubblicistico, devono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge applicabili. L’assunzione di impegni e la gestione dei rapporti, di qualsiasi genere, con la pubblica amministrazione e/o quelli aventi carattere pubblicistico sono riservati esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò preposte e autorizzate. Nei rapporti con la pubblica amministrazione ogni singolo socio A.F.O.R.P. non deve cercare di influenzare impropriamente le decisioni dell’istituzione interessata. In ogni caso nel corso di una trattativa di affari o di un rapporto, anche commerciale, con la pubblica amministrazione, le società A.F.O.R.P. aderenti si impegnano a non sollecitare o ottenere informazioni riservate che compromettano l’integrità o la reputazione di A.F.O.R.P.. Nei rapporti con la P.A., non è consentito ai rappresentanti, dipendenti di ogni socio A.F.O.R.P. e/o ai collaboratori corrispondere, né offrire, direttamente o tramite terzi donazioni o opportunità di lavoro a funzionari della pubblica amministrazione siano essi pubblici ufficiali, rappresentanti di governo, pubblici dipendenti con i quali i soci A.F.O.R.P. intrattengono relazioni commerciali, per compensarli o ripagarli di un atto del loro ufficio né per conseguire l’esecuzione di un atto contrario ai doveri del loro ufficio.
3.3 Congressi e riunioni scientifiche
Le iniziative di tipo congressuale organizzate dai soci A.F.O.R.P. devono conformarsi a criteri di eticità e trasparenza. I soci A.F.O.R.P. si impegnano a non organizzare, direttamente o indirettamente ovvero a non partecipare sotto qualunque forma, a congressi, convegni, workshop e simili in cui:
- a) la parte ludica prevalga su quella tecnico- scientifica;
- b) le spese di ospitalità e viaggio siano estese agli accompagnatori degli invitati e/o ad un lasso di tempo, precedente l’inizio e/o successivo la fine della manifestazione eccedente le 12 (dodici) / 24 (ventiquattro) ore, in funzione della distanza;
- c) la sede della manifestazione non sia dotata di apposite strutture congressuali.
3.4 Rapporti con gli organi di informazione
I dipendenti delle società A.F.O.R.P. aderenti non possono fornire informazioni ai rappresentanti dei mass media senza l’autorizzazione delle funzioni competenti. In ogni caso, le informazioni e le comunicazioni relative ai soci A.F.O.R.P. e destinate all’esterno dovranno essere accurate, veritiere, complete, trasparenti e tra loro omogenee.
3.5 Iniziative no profit
Le società aderenti all’A.F.O.R.P. favoriscono le attività “no profit” al fine di testimoniare il proprio impegno ad attivarsi per la soddisfazione degli interessi diffusi meritevoli di apprezzamento sotto il profilo etico, giuridico e sociale delle comunità in cui esse operano. Nel rispetto dei Principi di ogni singola società aderente A.F.O.R.P. possono, quindi, essere erogati contributi ad associazioni non aventi scopo di lucro e con regolari statuti e atti costitutivi che siano di elevato valore culturale o benefico di valenza nazionale e prestando particolare attenzione verso ogni possibile conflitto di interessi.
Corporate governante
4.1. Corporate Governance
In ogni singola amministrazione delle società aderenti all’A.F.O.R.P. è necessario che siano osservati, nell’interesse dei soci, dei dipendenti, dei collaboratori e di tutti coloro che entrano in relazioni d’affari e/o in contatto con le società A.F.O.R.P., i principi di corporate governance più idonei a garantire la migliore realizzazione delle attività nel rispetto delle regole di buon governo societario e delle disposizioni del Codice.
4.2 Controlli interni
Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire, verificare e perseguire le attività del socio A.F.O.R.P. con il fine di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, al fine di proteggere i beni aziendali, gestire efficacemente le attività sociali e fornire con chiarezza informazioni sulla situazione patrimoniale, economica e
finanziaria veritiera e corretta.
4.3 Regali, omaggi e benefici
I dipendenti ed i collaboratori dei soci aderenti all’A.F.O.R.P. i quali, nell’esercizio delle loro funzioni, ricevano doni o altre utilità sono tenuti, a darne tempestiva comunicazione all’ organismo di controllo e vigilanza interno, il quale ne valuterà l’appropriatezza, provvedendo eventualmente alla restituzione.
Politiche del personale e ambiente di lavoro
5.1 Risorse umane
Le risorse umane sono considerate elemento indispensabile per l’esistenza e lo sviluppo del futuro dei soci A.F.O.R.P.. Affinché le capacità e le competenze di ciascun dipendente possano essere valorizzate e il dipendente possa esprimere il proprio potenziale, le funzioni aziendali competenti dovranno:
– applicare criteri di merito e di competenza professionale nell’adottare qualsiasi decisione nei confronti dei dipendenti;
– selezionare, assumere, formare, retribuire e gestire i dipendenti senza discriminazione alcuna, facendo in modo che tutti possano godere di un trattamento equo e paritario, indipendentemente dal sesso, dall’età, nazionalità, religione, etnia;
– garantire a ciascun dipendente eguali opportunità con riferimento a tutti gli aspetti del rapporto di lavoro con la società aderente all’A.F.O.R.P..
5.2 Tutela della sicurezza e dell’ ambiente
Il socio A.F.O.R.P. contribuirà alla promozione e allo sviluppo della ricerca scientifica e tecnologica, affinché siano studiati prodotti ed elaborati processi sempre più compatibili con l’ambiente ed orientati alla salvaguardia dell’incolumità dei clienti, nonché caratterizzati da una sempre maggiore attenzione alla sicurezza, alla salute dei dipendenti e alla tutela delle comunità in cui il socio A.F.O.R.P. opera. I dipendenti dei soci A.F.O.R.P. dovranno, nell’ambito delle proprie funzioni, partecipare attivamente al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza.
6.1. Informazioni riservate e tutela dei dati personali
Le attività dei soci A.F.O.R.P. richiedono costantemente l’acquisizione, la conservazione, il trattamento, la comunicazione e la diffusione di dati, documenti ed informazioni attinenti a negoziazioni, procedimenti, operazioni e contratti in cui il socio A.F.O.R.P. sia parte. Le banche dati del socio A.F.O.R.P. possono contenere, inoltre, dati personali protetti dalla normativa a tutela dei dati personali, dati che non possono essere resi noti all’esterno ed infine dati la cui divulgazione potrebbe produrre danni al socio A.F.O.R.P. stesso. Ciascun dipendente dei soci A.F.O.R.P. è quindi tenuto a tutelare la riservatezza e confidenzialità delle informazioni apprese in ragione della propria funzione lavorativa.